Neue Funktionen für Microsoft Teams und Outlook

Mit den neuen Funktionen für Teams und Outlook geht Microsoft auf die Bedürfnisse von Menschen ein, die hybrid arbeiten, also mal im Büro sind und mal von ausserhalb arbeiten. Die Updates ermöglichen den Nutzern bestimmte Optionen auszuwählen, je nachdem, ob sie im Büro arbeiten oder von zu Hause.

Die letzten zwei Jahre haben die Art und Weise, wie und wo Menschen arbeiten, verändert. In einer Umfrage haben wir ermittelt, welche Arbeitsmodelle unsere Mitarbeitenden, Kunden und auch Sie da draussen bevorzugen würden. Die Antwort hat uns ehrlich gesagt nicht überrascht, rund 78 Prozent bevorzugen ein hybrides Arbeitszeitmodell. Da kommen die neuen Funktionen von Microsoft, die genau diese Thematik in Teams und Outlook aufnehmen gerade recht. Microsoft hat in einem Blog beschrieben, wie Outlook und Teams aktualisiert werden, um mit dieser neuen Art des Arbeitens Schritt zu halten.

Entscheiden, wo an einem Meeting teilgenommen wird

In Outlook kann auf im Prozess der Annahme eines Meetings angegeben werden, von wo aus an einer Sitzung teilgenommen wird. Dies geschieht über ein neues RSVP-Fenster. Zur Auswahl stehen die persönliche oder virtuelle Teilnahme. Diese Option verdeutlicht nicht nur die Teilnahme an einer Besprechung, sondern kann Organisatoren dabei helfen, Besprechungen besser vorzubereiten.

Die neuen RSVP-Optionen sollen voraussichtlich im zweiten Quartal 2022 in einer öffentlichen Vorschau von Outlook im Web erscheinen.

Bildquele; Microsoft

Präsentation in Teams auf das virtuelle Publikum abstimmen

In Microsoft Teams gibt es künftig eine Funktion, mit der Moderierende ihre Präsentationen besser auf ein virtuelles Publikum abstimmen können. Die KI-basierte Funktion unterstütz dabei, den Redefluss zu halte und warnt Moderierende, falls Teilnehmer unterbrochen werden. Ausserdem erinnert die Funktion regelmässig daran, das Publikum einzubeziehen. Eine weitere Verbesserungen betrifft die Teams-Rooms. Hier soll eine Option, die Video- und Audiodaten sowie die gemeinsame Nutzung von Inhalten für persönliche als auch für virtuelle Teilnehmer/innen attraktiver zu machen.

Eine zusätzliche Sprachdolmetschoption soll Live-Dolmetschern dabei unterstützen, die Worte eines Redners in Echtzeit in eine andere Sprache zu übersetzen. Organisatoren von Meetings können zwischen 16 Ausgangs- und Zielsprachen wählen. Die übersetzten Wörter werden im Vordergrund abgespielt, während das Original im Hintergrund mit geringerer Lautstärke abgespielt wird.

Neues Microsoft Meeting-Layout „Front Row“ für Teams-Rooms

Um sowohl die Teilnehmenden aus der Ferne als auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor Ort gleichermassen einzubeziehen, stellt Microsoft ein neues Meeting-Layout namens Front Row vor. Speziell für hybride Meetings zeigt Front Row die Videogalerie auf Augenhöhe an, damit die physisch anwesenden Personen leichter mit den virtuellen Teilnehmenden interagieren können. Alle geteilten Inhalte werden in der Mitte des Bildschirms angezeigt und von anderen Meeting-Aktivitäten und Reaktionen umgeben. Die erste Reihe ist derzeit im Vorschaumodus verfügbar, weitere Funktionen sollen im Laufe des Jahres folgen.

Bildquelle: Microsoft

Weitere Änderungen für Teams-Rooms sind in Planung:

• Bei Teilnahme an einer Besprechung in Teams-Rooms von einem PC oder einem mobilen Gerät aus, schaltet sich der Ton automatisch aus, um Rückkopplungen zu vermeiden.
• Als Moderatorin oder Moderator kann die Videofunktion des Laptops ausgeschaltet werden, um von den virtuellen Teilnehmenden besser gesehen zu werden.
• Der Videofeed vor dem Bildschirm im Besprechungsraum wird ausgeblendet, um Ablenkungen zu vermeiden.

Da Teams-Rooms stark von der richtigen Hardware abhängt, werden auch neue Produkte auf den Markt kommen. Microsoft hat mit der Surface Hub 2 Smart Camera, bereits eine neue Kamera auf den Markt gebracht. Diese bietet Remote-Meeting-Plattformen einen dynamischeren Blick auf den Besprechungsraum und liefert on top einen automatischem Bildausschnitt. Als Erweiterung sind nun im zweiten Quartal touchfähige Display-Produkte für Teams-Rooms auf Android von Neat und Yealink geplant.

50 neue Vorlagen und noch viel mehr für das vielgenutzte Whiteboard

Microsoft verbessert auch das Whiteboard in Teams mit zusätzlichen Mausanzeigern für die Zusammenarbeit, 50 neuen Vorlagen, kontextbezogenen Reaktionen und einer Möglichkeit, bestehende Whiteboards zu öffnen, um mit externen Teilnehmern zusammenzuarbeiten.

Wie auch das Outlook-Update dürften die Updates der Dolmetschoption und des Whiteboards im zweiten Quartal diesen Jahres zu erwarten sein